労務コラム

マイナンバー制度運用開始。管理方法と人事部の留意点

マイナンバー制度運用開始の人事業務への影響

平成28年1月よりスタートする社会保障・税番号制度(マイナンバー制度)。
みなさまの会社ではすでに準備を始めていますか。

  • 「データの管理方法などについて具体的に準備をすすめている」
  • 「関係省庁のホームページなどから情報を集めているが、具体的な対応はこれから」
  • 「特に準備はしていない」

と各社の対応はまちまちのようです。

今回は、マイナンバーとは何か、マイナンバー制度の開始によって企業の人事の仕事は何がどう変わるのか、について考えてみたいと思います。

マイナンバーとは

「マイナンバーとは、住民票があるすべての人に一人1つの番号(12ケタ)が付与され、社会保険や税金などの個人情報を1つの番号で管理するというものです。この制度の導入によって、次のような点が期待されています。

  • 公正公平な社会の実現
    所得や年金などの受給状況が把握しやすくなり、不正受給などが防止できる
  • 国民の利便性向上
    手続きの際に必要だった添付書類(納税証明書)が削減されることによって、役所に証明書を取りに行く手間や発行の手数料の負担がなくなる
  • 行政の効率化
    各行政機関で重複して行っていた作業の無駄がなくなる

スケジュール

  1. 番号の通知
    平成27年10月以降、順次、各市区町村より住民票の住所宛に「通知カード」が送付される予定です。
    この番号は原則同じ番号を一生涯使用します。
    マイナンバーは、平成27年10月に海外赴任中の従業員(住民票がない人)には付与されず、帰国後(住民票作成後)に付与されます。
    番号を持っている方が、国外に転出した場合は、転出前の番号を利用することになります。
  2. 利用開始
    平成28年1月からは、「社会保険」「税」「災害対策」の行政手続きに限定してマイナンバーの使用が始まり、平成29年1月から国の機関が、平成29年7月から地方公共団体の情報連携が順次進んでいく予定です。

こんなことが変わります

  1. 番号通知後、短期間に従業員や扶養家族全員からマイナンバーを取得、本人確認等の大量の事務が発生します。
    必ずしも平成28年1月のマイナンバー利用開始までに集める必要はありませんが、番号の記載が必要な書類を行政機関に提出するときまでには取得が必要です。
    例えば、平成28年以降入社者の「雇用保険資格取得届」や中途退職者に交付する「平成28年分の給与所得の源泉徴収票」を作成するときには番号を取得しておかなければなりません。
  2. 支払調書にもマイナンバーを印字する必要があるため、有識者などに講演を依頼するような場合も、本人から番号の取得が必要になります。
  3. 雇用保険は平成28年1月から、社会保険は平成29年1月から、届出用紙にマイナンバーを印字する必要があります。
    企業の人事では直接業務に関係はありませんが、国民健康保険は平成28年1月からマイナンバーが必要になります。

運用にあたり人事部が留意すべきこと

<開始前にやらなければならないことの例>

  1. 特定個人情報の取り扱いに関する規程の整備、フローの作成
  2. 安全措置を講じるための組織整備
  3. 事務所内で特定個人情報を扱う場所(区域)を定め、明確にすること

<マイナンバーを従業員から取得するときの注意点>

  1. マイナンバーを含む「特定個人情報」にも個人情報保護法が適用されます。
    そのため、番号を取得する際には以下の点について注意が必要です。
    • 本人への利用目的の明示
      番号を取得するときは、何の手続きに使用するかを本人に知らせる。
      複数の利用目的をまとめて明示することは可能だが、利用目的を後から追加できないため、予め包括して明示するとよい。
    • なりすまし防止のための厳格な本人確認
      本人から取得した番号が正しい番号かを確認する。
      手続きを行っている人が番号の持ち主であるかを確認する。
  2. 従業員に対し、制度説明と周知が必要となります。
  3. 番号紛失等により、マイナンバーが変更になった場合は本人から変更したことを申し出てもらうよう周知する必要があります。

他にもマイナンバーの保管・廃棄、利用範囲や安全管理などについても細かい制限が設けられており、法令に沿った対応が必要となります。

労務の分野以外でも、「採用予定者からマイナンバーを入社前に回収できるのか?」といった疑問が出てくるのではないでしょうか。

このようにマイナンバー制度の導入は、各企業、特に人事部の業務に大きな負荷がかかることが予想されます。 レジェンダグループでは、人事担当者として知っておきたいマイナンバー制度の概要、実務で対応すべきこと等をテーマにセミナーを開催いたします。

ご来場頂いたみなさまには参加特典として「人事業務対応チェックリスト」をご用意しております。
この機会に是非ご参加下さい。

<セミナー概要>
2015年2月27日(金)、3月3日(火)
両日とも15:00~17:00 (受付14:40~)
会場:レジェンダ・コーポレーション株式会社 セミナールーム

<プログラム内容>
■一部(15:00-15:45)
 基調講演「マイナンバー、企業への影響と他社事例」
 講師 EYアドバイザリー株式会社 マネージャー 清水康裕氏
■二部(15:45-16:45)
「人事業務への影響とレジェンダの対応」
 講師 株式会社レジェンダ 内部統制部 部長 原田健太
 ・人事、採用業務に及ぼす影響/対応チェックリスト
 ・レジェンダの対応策(アウトソースサービス/システム)

<お申し込みは下記までご連絡ください>
セールス&マーケティング部
TEL 03-6894-7340 MAIL :marketing@leggenda.co.jp

人事・労務支援事業部 リーダー Y.K

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