労務コラム

BPRによる業務フローの効率化は地道な見直しから

BPRで日常業務をスッキリさせませんか?

年も押し迫り、今年もわずかとなりました。
年末といえば、大掃除。不要なものが多いと、仕事の効率も下がりますので、スッキリして新しい年を迎えたいところです。また、仕事においても不要な業務手順を抱えたままではスッキリしません。この機会に、日常業務の進め方も見直してみませんか?

今回は、業務の流れを分析し、最適化する手法(=BPRビジネス・プロセスリエンジニアリング)の一部を使って、日常業務の効率化の例をご紹介いたします。

業務フローを俯瞰すると「業務の効率化の種」が発見できる

当社では、アウトソーシングやシステム導入のサービスを提供させて頂く際、業務プロセスの改善も併せて行うことがあります。業務プロセスの改善にあたっては、まず業務分析を行うために業務フローを作成することから始めます。業務フローとは、日々の業務をステップ毎に分類し、そのステップ毎に「誰が」「いつ」「何を」行うかを一見しただけで分かるように、図化したものです。

作成された業務フローを俯瞰すると、お客様にとっては当たり前でも、当社のような外部の人間にとっては驚かされることが多々あります。そして、その驚かされるポイントにこそ、「業務の効率化の種」が潜んでいるのです。

実際にあったお客様の事例。出張のたびに生じる不都合

あるお客様で出張の業務フローを分析していた時のことです。 出張の承認が、出張に行く本人の直属の上司以外に、経理・総務・人事の4人の関係者を経由していました。その承認ルートは、本人から直属の上司である課長・部長に承認され、そして、経理部担当者・総務部担当者・人事部担当者・人事部長の順で承認されていました。その結果、システムを利用しても申請から最終承認までの時間がかかってしまい、最終承認される前に出張日となってしまうなど、様々な不都合が生じていました。

原因を尋ねると、一枚の稟議書を持ってきていただきました。稟議書には直属上司を除く4つの承認印があり、現在使用しているシステムが導入される前に利用されていたとのことで、システム導入後も承認ルートは変わることなくシステムを構築されたということでした。

必要性を問うことなく
新たな仕事を追加する「足し算」を行ってしまいがち

このフローは、他社と比べると、著しく承認段階が多かったので、お客様とともにその原因を調査しました。結果として、以下の背景で、経理・総務・人事の承認が必要としていたことがわかりました。

【経理の承認背景】以前、出張経費は経理担当者が予算の範囲内であることを確認し、場合によっては差し戻しをしたこともあったようです。しかし今では、各部に年度当初に予算を割り当てているので、出張前に経理担当者の承認を通す意味はなくなっていました。

【総務の承認背景】総務では、出張時に旅券や保険の手配等を行っており、準備に時間がかかっていた為、事前の情報収集が必要でしたが、現在はそれほど時間がかからなくなったので、事前の情報共有は不要となっていました。

【人事の承認背景】人事部は従業員の労働環境の把握など、今でも現場での出張の状況を把握したいというニーズがありました。例えば、特定の部署や従業員に出張が集中していないかという調査が必要だったのです。但し、その情報収集がタイムリーである必要はなく、後で状況が把握できれば良いということでした。

最終的には、本人→上司→部長というシンプルなフローを提案して、承認の早期化を図ることができました。 この様に、会社の業務は時間の経過に伴い全体像が見えにくくなり、本来の必要性を問うことなく新たなプロセスや仕事だけを追加する「足し算」を行ってしまいがちで、逆に環境変化により不要となった業務を取りやめる「引き算」は考慮されないことが多いのです。

地道に業務の流れを見直すことが大きな効率化に繋がる

業務改革や仕事の効率化は、このような作業の積み上げによって成し遂げられます。
普段何げなくやっている仕事の流れを見直してみると、意外な発見や効率化のポイントを見つけることができるかもしれません。地道な作業も多いため、年末までに、「スッキリ」というわけにはいかないかもしれませんが、自分の業務を見渡して「モヤモヤ」している部分を「ハッキリ」させて、新しい年の目標の一つとして、「業務効率化」を上げて見てはいかがでしょうか?

管理部 マネージャー K.S

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