採用コラム採用がうまくいかない理由は？原因と対策・改善方法を解説

採用活動が成功するかどうかは、的確な戦略と綿密な計画にかかっています。

採用活動を行うには、いつまでにどんな人材を何人採るかを明確にし、それを実現するための採用戦略の立案し、具体的な採用計画を設定します。採用活動で目指す方向性が曖昧だと、日々の実務に追われているだけでいつまでも採用成果につながらないということになりかねません。

また、事業戦略と一致しない採用戦略を立てると、しっかり採用活動を進めたつもりでも想定外のズレが生じ、「新しい分野にフィットする人材がいない」「既存分野での人材不足が顕在化する」などの事態を招きかねません。

こうした問題を回避するためには、採用の対象となる事業の方向性と採用の方向性をしっかりと擦り合わせることが欠かせません。

今日の事業で求められる人材を獲得するための採用計画を立案すると同時に、事業の成長を見据えた、将来に必要になるであろう人材を採用するためのチャレンジングな採用戦略を並行して立案しましょう。なお、採用の目標人数を設定する際は、新入社員の育成期間や退職者の補充まで考慮すべきことに留意してください。

採用活動がうまくいかない背景には、採用市場のトレンドや求職者ニーズの把握不足も大きく影響している場合があります。

近年の求職者は、仕事内容や職場環境が自分の価値観に合うかを非常に重視しています。

こうした求職者のニーズを捉えた、従来以上に踏み込んだ企業情報の紹介や、本音で話す社員との接点機会を増やすなどの工夫はしていますか？表面的な対応をしているだけでは、自社にマッチする人材をひきつけることは難しいのが現実です。

採用市場で自社に適した人材と出会うためには、まず市場や求職者の価値観に関するリサーチを行い、その方々に刺さるアプローチをすることが欠かせません。

さらに、採用手法も多様化しています。ナビサイトや求人広告といった従来型のチャネルに加え、SNS採用やダイレクトリクルーティングといった新たな採用チャネルを駆使することで、幅広い層の求職者と接点を持つことが可能になります。

変化の速い採用市場での競争力を保つためにも、新しい手法を通じて得られるトレンドやニーズを踏まえた柔軟な採用活動を行っていきましょう。

採用活動がうまくいかない背景には、活動の「分析」と「改善」が欠けていることも挙げられます。

採用は年度ごとに計画がわかれていたり、いったん募集しているポジションが埋まるとすべての活動を終了する背景があったりと、今回の採用活動が適切に行われていたのかを検証する機会をつい怠りがちです。
これでは同じ失敗を繰り返し、採用の質が向上しない悪循環に陥りかねません。

適切な採用活動を行うには、問題点の洗い出しと改善策の検討を行い、PDCAサイクルを回すことが不可欠です。

例えば、面接段階での辞退が多い場合、面接内容や対応の改善が必要かもしれません。

こうした分析結果をもとに原因を特定し、具体的な改善手法を実施することで、採用プロセス全体をブラッシュアップしていきましょう。

採用活動の初期段階で、自社に合った母集団を確保できないと、最終的に適切な人材を確保するのが難しくなります。

母集団を形成する際には「量」と「質」の両面に目を向けることが重要です。

通常、母集団形成では、書類選考や面接による選考で人数が絞りこまれることを想定し、「ある程度」多めの人数を集めるよう計画されます。では「ある程度」余裕のある人数（量）が確保できれば採用活動は成功するのでしょうか。

実際に集まった応募者を個別に選考すると、自社の価値観にまるであっていなかったり、自社の実際の仕事にまったく興味を持ってもらえなかったりと、そのほとんどが合格に至らないことも考えられます。

つまり、自社に必要な要件（質）を満たす人材を、本人意向による辞退も想定した人数（量）を確保するのが母集団のあるべき形です。

母集団の質を高めるには、採用ブランディングの手法を導入することが有効です。

母集団形成を詳しく知りたい方は、「新卒採用ノウハウ4. 母集団形成とは？手法選定のための重要ポイントを解説」の記事を参考にしてください。

採用したい人材からの応募が少ない場合、「採用ターゲットやペルソナの設定が適切でない」ことや「採用チャネルに問題がある」ことが主な原因に挙げられます。

ターゲットやペルソナの設定が不十分の場合、アプローチする求職者層にズレが生じ、自社の魅力や大切にしている価値観が採用ターゲットに響かないケースがあります。

どんな人材が必要なのか、それはなぜなのかを検討することで、本質的な採用ターゲットが決まります。ターゲットが決まれば、刺さる情報が何で、それをどう届ければよいのかを検討することになり、ナビサイトやSNS、ダイレクトリクルーティングなどの手段を選択することになります。採用サイトやSNSで自社の魅力を具体的に伝えることで、ターゲットの応募増加が期待できるでしょう。

採用の評価基準が曖昧な場合、候補者の評価が不安定になりやすく、適切な人材を見逃してしまうことがあります。

例えば、「二次面接で急に合格率が下がる」「特定の部門面接だけ合格者が少ない」といった状況が見られる場合、評価基準が明確でないために、評価が個人によって左右されている可能性が考えられます。

これを防ぐには、選考にかかわる関係者全員で評価基準を共有することが大切です。そうすることで、各面接官が共通の基準で候補者を評価しやすくなります。

さらに、評価基準に沿った面接シートや評定表を活用することで、明確な基準と統一された評価が可能となり、公平で信頼性のある採用活動を実現できるでしょう。

内定辞退が発生する理由のひとつに、「入社への動機づけ不足」や「内定フォロー不足」が挙げられます。

内定者が入社までの間に不安を感じないよう、定期的な人事面談や内定者同士の交流会を実施することが効果的です。

こうしたフォローの機会で、職場の雰囲気や仕事内容、会社の価値観といった自社の魅力を積極的に伝えることで、内定者は「この会社で働きたい」と思う気持ちを強め、結果的に内定辞退を防ぐことが期待できます。

近年では、内定者が複数の企業から内定を得るケースが増えており、定期的なフォローを通じて内定者の意欲をしっかりと引き出すことが、ますます重要になりました。

新入社員が早期に離職してしまう原因には、「採用ミスマッチ」と「入社後フォローの不足」が挙げられます。

例えば、「入社前に想像していた仕事内容や職場環境と、実際に入社してからの実態にギャップを感じた」や、「事前に聞いていなかった内容をあとから知った」などといった声は、企業側の情報提供が十分でなかったためにミスマッチが生じるケースと言えそうです。

こうしたギャップを防ぐには、ポジティブな情報だけでなく、ネガティブな内容も含めて、入社前にしっかりと伝えることが欠かせません。

また、入社後のフォローが不十分だと、新入社員が困ったときに相談相手が見つからず、結果として孤立してしまうことで早期離職につながるリスクが高まることがあります。

入社後のフォローアップ研修や、定期的な人事面談の実施など、しっかりとサポート体制を整えることがリスクの軽減につながります。

継続的なフォローによって、安心して働ける環境を整えることで、定着率の向上が期待できます。

採用ブランディングは、自社の魅力や価値観を求職者に伝え、「ここで働きたい」と思わせるための大切な取り組みです。

採用ブランディングに取り組むことで応募者を増やし、しっかりとした母集団を形成しましょう。

また、効果的な採用ブランディングは、企業認知度を上げ、他社との差別化にもつながり、すでに入社している従業員のエンゲージメント向上も期待できるため、採用活動を成功に導くために重要な対策といえます。

採用活動では、待ちの姿勢から一歩踏み出し、企業側から積極的に求職者へアプローチする「攻めの採用」が重要です。

特に、労働人口の減少が進む中で、ナビサイトや求人広告のみに頼る「待ちの採用」では競合他社に勝つのは難しいでしょう。ターゲット層に向けたダイレクトリクルーティングやスカウトを活用し、候補者に直接働きかけることで、求職者をひきつけることができます。

こうした「攻めの採用」によって、効果的な母集団形成が可能です。

採用チャネルがターゲットに合っていないと、応募数が少なくなることがあります。

採用チャネルには、ナビサイトやSNSのほか、人材紹介、ダイレクトリクルーティングなど、多様な種類がありますので、自社のターゲット層に適したチャネル選びが重要です。

例えば、若年層をターゲットにする場合はSNSを活用したチャネルが効果的で、経験豊富な中堅層なら業界特化型のナビサイトが適しています。

ターゲットに合わせたチャネル選定で、応募数の増加が期待できます。

採用支援サービスは、応募数を増やす有効な手段です。

単に募集チャネルを多数用意しても、効果的な利用ができなければ応募は期待できません。

例えば、紹介会社に求人を依頼する際に、どんな人材がほしいかだけでなく、今回の採用のスタンス（できる限り会うようにしたいのか、面接官の負担を下げるために厳選したいのかなど）を伝えることで、紹介会社の効果的なアプローチが期待できることがあります。

自社の経験だけではなかなかこうしたナレッジがない場合が多いですから、採用支援企業（採用代行、採用コンサルタントなど）を活用することで、より高い効果を期待できるようになります。

自社の課題に合った採用支援サービスを活用し、効果的に応募者を増やしましょう。

採用したい人材からの応募を増やすためには、採用ターゲットの見直しが効果的な場合があります。

企業が必要とする人材の要件はどうしても高く厳しいものになりがちです。

もちろん事業に必要な要件を妥協する必要はありませんが、その結果、応募がなかなか来ず、採用枠を埋められないという状況が続いてしまうのは結果的にその事業にとってマイナスに作用しかねません。

労働力不足がうたわれる中、どんな人材であれば自社で活躍できる可能性を持ち、良いキャリアを構築できるのかの観点からターゲットを広く検討しなおしてみてはいかがでしょうか。新たなターゲットの獲得に向けての採用活動を行うことで、結果的に従来よりも早く優秀な人材を獲得できるケースも少なくありません。

人材要件が高すぎるとターゲットの対象が少なくなるため、「必須要件(MUST)」と「歓迎要件(WANT)」に分けて人材要件を再整理するだけでも効果が出る場合もあります。

求人情報の内容が曖昧で十分な情報がないと、求職者の目に留まりにくく、ひきつけることもできません。

採用に際して必要な情報はもれなく掲示すると同時に、自社で働く理由や魅力を十分に織り込む工夫をしましょう。

やはり活躍する社員を例に、仕事内容や求めるスキル、キャリアパスなどを具体的に示すことが効果的です。働くイメージを持てるよう、社員インタビューや動画なども取り入れることで、リアルな職場の雰囲気を伝えていくようにしましょう。

評価基準や要件を見直すことで、選考における評価の適性化が期待できます。

評価基準を見直す背景としては、市場や事業構造の変化により従来の基準が適切ではなくなり、実際に求められる人材要件を想定した暗黙の基準ができあがっていたり、そこまでではない場合でも面接官の納得感に乏しかったりすることに起因することが多いようです。

評価基準や要件を見直す場合、社内の納得が得やすくするために、ハイパフォーマーを基準にするコンピテンシーモデルを活用することなどが有効です。

また、現場の要望を反映して人材要件を調整することで、実際に現場で活躍しやすい人材の採用につなげることができます。

評価基準は、人材採用のほか人事評価制度にも波及しますので、納得感のある評価基準を策定することが重要です。

より適正な評価をするには、採用関係者や各部門間での評価基準の認識のズレをなくすことも重要です。

評価基準は採用活動全体を俯瞰して、各選考の相互補完性のある形で設計されることが多くなっています。

こうした役割的背景を理解しないまま、各面接官が主観的に合否を決めてしまうと、合格者の特性に偏りが出てしまい、採用活動にも入社後の組織活動にも悪い影響を及ぼすリスクがあります。
どんなにすばらしい評価基準を整えたとしても、選考の実行段階で実現できなければ意味がありません。

この基準を策定した背景や意味、各基準の意味するところなどをきちんと面接官に伝え、ズレが起こらないよう調整を重ねましょう。

面接トレーニングなどが有効な手段となります。

内定を早く出すことは、内定辞退を防ぐために重要なポイントです。

内定出しをスピーディーに行うことで、応募者の不安を払拭し、他社への流出を防ぐことができます。

競合他社より内定出しが遅いことが原因で辞退となることもあるため、内定出しのスピード感は、他社動向を意識して行うことが重要です。

また、人材獲得競争の激化を背景に、一人の選考期間は短期化する傾向にありますので、採用プロセスを迅速に進めることがますます重要になっています。

内定を承諾したあとに「本当に自分がこの企業に合っているか」と不安に駆られる事態に陥ることがあります。

内定から入社日を迎えるまでの間、就業に向けた疑問や不安を解消するため、定期的なフォローアップを行い、安心して入社できる体制を整えることが重要です。

特に、新卒採用の場合は、正社員としての就業経験がないことから不安を感じやすいため、同じ立場の内定者同士の交流機会を設けると効果的です。

自社の価値観や働くイメージを具体的に伝えて、自社で働くことへのモチベーションを上げるのも内定辞退対策に効果的です。

内定を得ることはゴールではなく、働くことのスタート地点です。

環境が変わることで多くの不安を抱えることは当然のことですし、そのことで普段のパフォーマンスを発揮できなくなってしまうということも往々にしてあり得ます。

入社後のサポートは入社後に行うとして、内定の段階でできることは、自社で働くということが楽しみになり、「早く入社したい」と考えてもらうことです。入社後が期待にあふれる気持ちになれば、簡単に辞退しようとは思わなくなります。

具体的には、待遇面や業務内容など、文字で伝えられる内容だけでなく、価値観や雰囲気など、職場をリアルに感じ取れる内容を伝え、「この会社で働きたい」と内定者を動機づける機会を用意しましょう。

社員インタビューや動画などの視覚的に感じ取れる内容や、先輩社員との座談会・懇親会など、リアルな接点を設けることも有効な手段です。

また、内定を出した明確な理由を内定者に説明することで、「自分を必要としてくれる理由」が伝わり、入社意欲や満足度を高める効果も期待できます。

内定辞退を防ぐには、採用担当のスキルアップも重要な要素です。

採用担当が「自社の魅力をうまくアピールできない」「自社の事業内容や強みを説明できない」といった場合、内定者の志望度が下がることが考えられます。

内定者に対する心構えや接する態度が適切でない場合、内定辞退が起こることもあるでしょう。

内定者に対する適切なコミュニケーションや魅力出しによって内定辞退を防ぐには、採用担当のスキルアップが不可欠です。

求人情報と実態の一致を徹底することも、内定辞退を防ぐポイントになります。

選考中に確認した求人情報と、内定後に把握した自社の実態に相違があると、「聞いていた内容と違う」「信用できない」というような内定辞退を引き起こす恐れがあります。

実態と異なる情報を記載することがないように徹底することで、採用のミスマッチを防ぎ、内定辞退を防止することが可能になります。

ネガティブな情報は、応募を増やしたい企業としては伝えにくいものですが、透明性や誠実性をアピールできる一面もあります。

ネガティブな面も含めて求人情報と実態を一致させることが、内定辞退防止に有効であることを念頭におきましょう。

入社後のフォロー体制を充実させることも、早期離職を防ぐ有効な手段です。

入社後は多かれ少なかれ、何らかのギャップを感じるものです（リアリティショック）。

それが自分だけに発生していることなのか、採用段階での情報提供が不十分だったからなのか、自分の認識が甘かったからなのか、これらを新入社員自身が適切に判断することは難しいですから、つい周囲に問題の原因を求めがちです。それが会社や職場への不満や不安につながります。

どんなに採用活動がうまくいったとしても、完璧に想定通りということはまず起こりません。

大切なことは、その時に新入社員の気持ちをしっかりと受け止めて、その問題の置き所とどう考えるのかを丁寧にサポートすることです。

環境批判の気持ちを持ったまま、そのモヤモヤが解消されないまま時が経過し、何か大きなきっかけが生じると「退職」という大きなトリガーになりかねないからです。

こうした入社後のフォロー体制も視野に、内定段階から会社と新入社員の信頼関係を築いておくことが重要です。

主には採用担当との関係性ということになるでしょうが、たとえばOBOGや配属予定の上司・先輩などとの交流の機会を用意するのは非常に効果的です。

何か悩んだり、迷ったりすることがあったときに、相談する先を確保してあげるということです。

入社に向けて、「会社理解を深める」「先輩社員との交流を持つ」など、受け入れ体制を万全にしておくことで、会社に早期になじむことができ、早期離職を防ぐ効果が期待できます。

内定者同士の交流を促進することも、早期離職の防止に効果的です。

内定段階で、同じ不安や悩みを持つ内定者同士が交流することで、入社前から強固な仲間意識が醸成され、入社後に助け合う関係の構築につながります。

特に、悩んだときに相談できる相手が入社前からいることは、内定者にとって心強いでしょう。

人事に相談しづらいことも、同期となる内定者同士であれば、本音で相談し合えるメリットがあります。

内定者同士のSNSの設置や座談会や懇親会などのリアルなイベントを実施し、内定者同士の交流を促進しましょう。