「採用活動を行っているのに成果がでない」
「採用活動の効率の悪さにいつも悩まされる」
上記の課題をまとめて「採用課題」と呼びますが、その内容や原因は多岐にわたり、解決策も異なります。
本記事では、よくある採用活動の一覧とそれぞれの原因について、採用市場の動向も踏まえてまとめました。
自社の課題を見極めるためのツールや解決を導くためのポイントも解説していますので、採用課題の調査や解決にぜひお役立てください。
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採用課題とは、企業の採用活動の効率が上がらないことや、成果が出ない要因のことです。採用課題の調査や解決に取り組む際、見落としがちな点が2つあります。
1つ目は、採用課題は多岐に渡り、採用活動の全工程に及ぶということです。採用課題は、採用が決定したあとで顕著になることもよくあります。
例えば内定辞退や早期離職が起こると、募集から採用活動をやり直すことになるため、採用活動の効率を著しく低下させます。
2つ目は、採用活動は経済や採用市場の動向などの影響を受けやすく、採用課題もそれに呼応して複雑化するということです。
そのため採用課題の特定や解決策は、自社と求職者を取り巻く状況を踏まえ、採用活動ごとに見極める必要があります。
自社の採用課題を的確にとらえるために、まずは採用課題が起こる背景と、よくある採用課題を押さえておきましょう。
2024年における国内の採用市場は、引き続き売り手市場が続いています。
売り手市場においては、求人広告を出して応募を待つ従来のマス型採用では人材確保が難しいため、採用ターゲットに直接アプローチする個別採用を導入する企業が増えています。
代表的な個別採用の手法は以下の通りです。
新型コロナウイルス感染症の影響が落ち着くなか、面接や説明会においては対面式への回帰と、オンラインでの実施が活発化する傾向の両方が見られます。
今後は状況や目的に応じて、従来型の採用手法とデジタル手法のハイブリッド化が一層進むでしょう。
新卒採用においては採用活動の早期化が進むなか、学生と企業が早い段階から接点を作れるインターンシップの重要性が高まっています。
25年卒からは、就業体験を必須とする新しいインターンシップの定義が適用されます。
新定義において一定の条件を満たすインターンシップでは、取得した学生情報を広報活動・採用選考活動の開始時期以降に活用できます。
中途採用においては、専門スキルを持つ人材の需要が高まっています。特にIT人材は少子高齢化の影響で減少・高齢化が進み、獲得競争の激化が進むと予測されています。
採用ミスマッチを防ぐために、スキルの専門化・高度化に見合う給与体系や柔軟な勤務形態を整備していくことも企業側の課題の1つです。
参考：
一般職業紹介状況(令和6年7月分)について｜厚生労働省
令和５年度から大学生等のインターンシップの取扱いが変わります｜厚生労働省
－ IT人材需給に関する調査 － 調査報告書｜経済産業省
自社の採用課題を発見するには、採用課題の全体像を押さえておくことが大切です。
本章では採用フローの段階別に、新卒採用にも中途採用にも共通する主要な採用課題一覧とそれぞれの原因について解説します。
募集段階における採用課題は3つあります。
それぞれの採用課題が起こる原因を見てみましょう。
求人広告を出しても応募がない、または、応募はあっても形成したい母集団の人数を満たせない問題です。
応募が集まらないことには次のステップに進めないため、早急に対応しておきたい問題といえます。
応募者が集まらない主な原因は、求人広告の訴求力の弱さや認知度の低さです。求人を見て「この企業で働いてみたい」と思えるよう、待遇や労働環境、社風などの魅力を伝える工夫が必要です。
即戦力となる人材を求める中途採用において、要件のレベル設定が高すぎると応募は集まりにくくなります。
また、優秀な人材はスカウトやヘッドハンティングで転職が決まるケースも多いため、そもそも中途採用市場に情報が出回りにくいことも踏まえて対策が必要です。
「応募が集まらない」と反対に、応募者が多すぎることが採用課題になることもあります。
採用人数に対して応募が多すぎる場合は、自社のリソース不足により対応が追いついていない可能性が高いでしょう。
また、要件を広く設定しすぎていたり、ターゲットが絞り込めていなかったりすることも原因の1つと考えられます。応募者に求める質と量のバランスを考えて、要件を見直す必要があるでしょう。
応募はそれなりにあるものの、選考の過程で自社が求める人物像とは異なっているケースです。
主な原因として、採用ターゲットの要件や人物像が明確になっていないことが考えられます。また、求人媒体や方法が採用ターゲットに適しているか、見直しが必要です。
中途採用では特に、採用部署が求めるスキルを把握して求人広告や採用活動に反映しないと、ターゲット層以外の応募者対応に追われることとなります。
中途採用は新卒採用と比べて採用期間も短いため、求める人材に向けて効率的にアピールする方法を選ぶことが重要です。
選考段階における採用課題は主に2つあります。
それぞれの採用課題が起こる原因を見てみましょう。
書類選考は通過したけれど説明会や一次選考に参加しなかったり、面接まで進んだけれど辞退したりする応募者が多いケースです。
母集団の形成からやり直さなくてはならないため、採用活動の効率が落ちてしまいます。
考えられる原因の1つは、選考期間が長すぎ、その間に他社の内定が決まってしまうことです。
選考結果の通知や連絡、問い合わせへの対応が遅く、不安を感じたり採用の見込みがないと判断したりした応募者があきらめるケースもあります。
また、魅力づけが十分でなかったため、条件面は大差がなくてもアピールが上手な企業に応募者を奪われている可能性もあるでしょう。
書類選考を経て面接するものの、大量に不合格者が出てしまうケースです。
また、人事や採用部署の担当者による面接通過者は多くても、最終的に役員面接で減ってしまうケースもあります。
上記の場合、採用担当者と面接官の間で、または人事と採用部署や経営層の間で採用ターゲットの認識がずれていることが主な原因です。
後述の歩留まり率の算出方法を参考に、どの段階に課題があるのか見直し、対策を練る必要があるでしょう。
内定～入社後に起こりがちな採用課題は主に3つあります。
それぞれの採用課題が起こる原因を見てみましょう。
内定を出しても承諾率が低く、採用に至らないケースです。内定者確保までには多くのリソースを投入しているため、早急に対策したいと考える担当者も多いでしょう。
原因は内定後の連絡対応の遅れやコミュニケーション不足により、内定者が入社に対する不安を抱くことが考えられます。
また、面接官の話と求人広告の記述にギャップがあったり、面接での魅力づけが十分でなかったりすると、内定通知をもらっても辞退する要因となるでしょう。
入社してもすぐに辞めてしまう社員が多く、定着率が伸びないケースです。
早期離職の主な原因として、入社前の認識と現実のギャップが耐え難く大きかったと考えられます。
このようなギャップによる早期離職が頻発する場合は、採用活動におけるアピール方法の見直しが必要です。
採用課題の解決において、自社の魅力づけは重要な対策の1つです。よい面だけを強調するのではなく、課題も含めてありのままの企業の姿を正直に伝えてファンになってもらうことが、ミスマッチによる早期離職を防ぐことにつながります。
スキルや経験を重視して採用したにもかかわらず、配属先で期待したほどの活躍が見られないケースです。
中途採用に多く見られる採用課題で、主に企業風土とのミスマッチが原因で職場に馴染めず、スキルを活かせていない可能性が高いでしょう。
入社者が新しい社風を理解して馴染むまでには時間を要します。入社者の適性や意向も踏まえて配属部署を決定するとともに、人事と配属先が連携してフォローにあたることが大切です。
採用フローのどの段階に解決すべき採用課題があるかを調査したい場合は、歩留まり率を算出してみるとよいでしょう。
採用活動における歩留まり率とは、採用ステップを進んだ人の割合をパーセンテージで表したものです。
歩留まり率が高いということは、各採用ステップ通過した候補者が多く、採用活動の効率も高いことを意味します。
一方で、歩留まり率が想定していた数値より低い場合は離脱者が多いことを示し、その工程に課題が潜んでいる可能性が高いでしょう。
本章では、自社の採用課題の把握や分析に役立つ手法として、ロジックツリーを紹介します。
ロジックツリーとは、課題をツリー状に整理し、その原因や解決方法を導き出すフレームワークです。一般的には左側にトピックを書き、右側に向かって課題や解決策を展開させます。
ロジックツリーには3つのパターンがあります。
前章では一般的な採用課題を紹介しましたが、自社にとって重要性や緊急度が高い採用課題を一覧にしたい場合は、パターン①が有効です。
上記の場合、トピックを「当社の採用課題」として、自社にとっての採用課題をツリー状に洗い出します。前章で紹介したように採用活動の段階別に整理すると見やすく、共有しやすいでしょう。
①で洗いだした1つ1つの採用課題について原因を探る場合は、パターン②が有効です。
例えばトピックを「内定辞退の原因は？」と設定し、なぜそれが起こるのかをツリー状に洗い出します。
「通知や返信が遅い」という原因が出てきたら、その理由をさらに掘り下げて分析を進めましょう。
パターン③のロジックツリーを活用して、解決策を導き出すことも可能です。
トピックには「候補者対応のスピードアップ」のように解決したい課題を設定し、ツリー状に解決のためのアイデアを展開させます。
ブレーンストーミングのコツは、些細なアイデアや飛躍したアイデアも除外せず、記録することです。思いつく限りのアイデアを絞り出してから取り組みの優先順位をつけましょう。
自社の採用活動の効率を低下させている採用課題を特定したら、1つずつ解決していきましょう。
本章では、採用課題を解決するために押さえておくべきポイントを9つ紹介します。
レジェンダ担当者のコメント
弊社には採用課題についてのご相談がよく寄せられますが、課題を特定するためにはたくさんのヒアリングをさせていただきます。
複数の視点で分析することにより、採用担当者の方が気づいていない課題を発見したり、優先度の高い課題を見極めたりすることが可能になるからです。
「自社で検討していた採用課題が実は違っていた」というお声をちょうだいすることもあります。採用課題は複数の問題が絡み合っていることもあり、社内の視点だけでは、客観的に特定しにくいことがあります。外部の視点を取り入れて俯瞰しながら課題を特定することをお勧めいたします。
採用課題の解決において、基本であり最も重要であるのが、採用ターゲットを明確化と共有です。求める人物像の認識を人事、採用部署、経営層で共有できていれば、歩留まり率の悪化やミスマッチを防げます。
採用ターゲットを策定する際は、ペルソナで設定するのがポイントです。以下の項目を参考に、「こんな人と働きたい」と思えるペルソナを検討してみてください。
採用ターゲットが具体的に描けたら、その人物に向けて求人広告やSNS、オウンドメディア等で自社の魅力をアピールします。
企業の魅力を表現する際、よいところを羅列しても、ターゲットには刺さりません。魅力のリストから採用ターゲットにとって訴求力の高い魅力を絞り込みましょう。
採用ターゲットと年齢や属性が近い社員から見た魅力を発信すると、共感を呼びやすいでしょう。
採用手法やツールは、採用トレンドや求職者のニーズも踏まえて精選しましょう。
例えば採用ターゲットが高スキル人材の場合、総合型の求人媒体よりも業界に特化した媒体でスカウトを送ったり、人材紹介サービスを活用したりするほうが高い効果を得られます。
また、目的やターゲットに応じてオンライン面接やSNS採用を取り入れるのもよいでしょう。スピードが重視される採用活動において有効なツールであり、コストも抑えられます。
数ある候補のなかから自社を選んでもらうには、採用プロセスにおいて求職者によい体験を提供し、企業のファンになってもらうことが重要です。
この取り組みを採用CX(Candidate Experiment)といいます。
例えば募集要項を見た候補者が「業務内容に興味はあるけれど、要件のレベルが高すぎる」「ノウハウも実績も必要なら、あきらめよう」とネガティブにとらえてしまう場合、採用CXの改善が必要です。
一方で、採用CXがうまく進んでいる場合は、以下のように候補者のポジティブな感情や行動を促すことが可能になります。
採用CXを高めるには、以下のポイントを押さえておくことが大事です。
この企業に関わりたいと思うファン層の形成は、長期的に見て採用ミスマッチを防ぎ、定着率を上げるために有効な対策となるでしょう。
採用活動において、スピーディーに対応することは候補者を他社に奪われないための重要なポイントです。
求職中の候補者は今後についての不安を抱えているため、選考が長引いたり通知や連絡が遅れたりすると、レスポンスの早い他社に流れることがよくあります。
選考工程は慎重かつ丁寧に行いたいものですが、スピードの早さでも他社に負けないよう改善して、候補者の辞退や離脱を防ぎましょう。
面接は企業が求職者を選考する場であると同時に、求職者が面接官を通して企業を評価・判断する場でもあります。
そのため、面接官には本来の仕事に加えて、企業の魅力づけの役割があることを認識して臨むことが重要です。
面接力と魅力づけのスキルを高めるには、面接官トレーニングを行うとよいでしょう。
面接官トレーニングを通して、人事と面接官の採用ターゲット像や採用基準の認識のずれも是正できます。
内定離脱や早期離職が多い場合は、母集団の形成から選考過程におけるミスマッチを防ぐとともに、内定者や入社者のフォローを徹底するとよいでしょう。
内定から入社までの間、新卒採用の場合は他にもっと適した職があるのではないか、中途採用の場合は転職が正解なのかどうか、不安を感じながら過ごします。
そのため、こまめに連絡を取って不安の解消に努めることが大切です。
入社説明会や交流会を開催すると、入社者が先輩社員との触れ合いを通じて職場の雰囲気や働き方をイメージしやすくなります。
また、職場に対する安心感や期待感を高めておくことで就業がスムーズになり、帰属意識の醸成にもつながるでしょう。
自社内で採用課題の特定や見直しが難しいと感じる場合は、採用代行(RPO)サービスを活用してみるのもおすすめです。
採用代行を導入することで、採用担当者が抱える工数を減らし、コア業務に専念でききる体制をつくれます。
また、自社の採用課題の分析から採用計画の改善まで、知識や経験が豊富な専門家のサポートを得られることも大きな魅力です。
採用代行(RPO)に興味がある方は、「採用代行とは？業務内容・人材紹介の違いから利用のポイント7選を解説」の記事から委託可能な業務内容や期待できる効果などについてチェックしてみてください。
採用活動は企業が存続する限り行われます。そのため、採用課題を根本から改善したい場合は、中・長期的な視野で企業の採用力を高めることが大切です。
前項で紹介した採用代行(RPO)を活用すると、業務のアウトソーシングによる採用活動の効率化に加え、採用の仕組みづくりや運用もプロにサポートしてもらえます。
また、導入してプロのノウハウを学べば、将来は自立的に効率的かつ効果的な採用活動を継続していけるでしょう。
採用代行(RPO)の導入を検討する場合は、「採用代行(RPO)のメリットとデメリット！選定のポイントや事例も解説」の記事でメリットやデメリット、費用相場なども参考にしてください。
採用課題は採用活動の全工程に及び効率を低下させる要因のことで、経済状況や業界の動向、採用市況の変化などの影響を受けやすいことが特徴です。
そのため、自社や求職者を取り巻く現状を踏まえ、採用活動の効率を低下させる要因を的確に見極めることが解決の早道です。
本記事では、自社の採用課題とその原因を探るための参考として、よくある採用課題の一覧とそれぞれの原因について解説しました。
また、採用課題が潜む工程を特定するのに役立つ「歩留まり率」の算出方法や、課題の現状把握・分析・解決方法の検討に役立つ「ロジックツリー」も紹介しました。
最後に、採用課題の解決を考えるためのポイントを再掲します。
リソースやノウハウ不足などの理由で解決が困難な場合は、「採用代行(RPO)」を活用し、業務の効率化を図るとともに、課題解決のコンサルティングやサポートを受けるのもおすすめです。
採用課題について詳しく相談してみたい方、採用代行(RPO)の導入に興味を持った方は、当社までぜひお問い合わせください。
この記事の監修者
中津川
セールス＆マーケティング部 統括リーダー
■経歴
レジェンダ・コーポレーションに入社後、外資IT大手・メーカー等の新卒・中途の採用アウトソーシング、コンサルティングを担当。その後、広報、セールスを経て、現在はマーケティングに従事。インナーブランディング・Webマーケティング企画実行を担当している。
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