採用代行(RPO)とは採用活動の一部またはすべてを採用代行会社に代行してもらうサービスですが、企業によって委託すべき業務内容や費用もさまざまです。
そこで本記事では、採用代行(RPO)の意味や注目される背景といった基本的な知識とともに、委託可能な業務内容や費用相場も詳しく解説します。
導入のメリットやデメリット、有効に利用するためのポイントも紹介しますので、採用を成功させたい方や業務の効率化を図りたい方はぜひ最後までお読みください。
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まずは、採用代行(RPO)に対する基本的な知識として、以下の2点について解説します。
採用代行とは、「採用活動の一部、もしくはすべてを採用代行会社に業務委託すること」を意味します。
欧米ではすでに有効な方法と認知されており、昨今の日本でも導入する企業が増えています。
「RPO」とも呼ばれますが、これは英語で採用代行を意味する「Recruitment Process Outsourcing」の略称です。
採用代行(RPO)が広く求められるようになった背景には、労働人口の減少による慢性的な人材不足と、それに起因する採用活動の複雑化があります。
企業間では優秀な人材獲得競争が激化し、従来の採用手法では必要な場面で優秀な人材を確保するのは困難な時代になりました。
そのため、企業が抱える2つの課題への対応として採用代行(RPO)が登場し、導入・検討を進める企業が増えています。
採用代行(RPO)が注目される背景の1つ目は、採用手法の多様化です。
かつての、求人広告や求人情報誌で募集をかければ人材が集まった時代とは異なり、時代や求職者の変化に対応した採用手法を取り入れる必要に迫られています。
この、多様化する採用手法を導入するためには担当者が知識を学んだり、効果を評価・検証したりする必要もあり、コア業務に注力できないというケースが増えました。
増え続ける業務に自社内の人材では対応しきれず、日本においても採用活動のアウトソーシングが不可欠となりつつあります。
採用代行(RPO)が注目される2つ目の背景は、採用活動の長期化です。
新卒採用でいえば、従来は大学の最終学年を対象に、春から夏にかけての採用活動が一般的でした。
しかし、昨今では参加できるインターン制度や多様な就活イベントが一般化し、企業側の採用活動も長期にわたって展開されています。
採用活動の長期化に伴い担当者の業務も複雑化・膨大化するなかで、アウトソーシングによる負担軽減が検討されるようになりました。
レジェンダ担当者のコメント
直近では、コロナの影響で採用活動の縮小もありましたが、それも徐々に回復していき、再度採用意欲が高まっている状況です。
しかし、一時的に止まっていた採用活動の再始動により、採用体制やリソースが追い付かず、煩雑な採用業務に時間をとられ、求職者と向き合う時間を捻出できないことや、自社の訴求を十分に行えないなどの課題が増えたことで、これまで以上に採用代行（RPO）を求める企業が増えています。
採用代行(RPO)を検討している企業の中にはすでに人材紹介を活用している企業も多く、両者の違いやどちらが適しているか迷っているケースも多いでしょう。
人材紹介が企業と特定の候補者のマッチングに焦点を当てた活動であるのに対し、採用代行(RPO)は限られた企業リソースを内側から補完・代替するサービスです。
採用代行(RPO)も人材紹介も、自社の従業員以外が採用活動にあたりますが、具体的なサービス内容や法令上の分類、契約形態や料金体系は異なります。
以下はそれぞれの特徴を比較した表です。
| 採用代行 | 人材紹介 | |
| サービスの提供者 | 採用業務を扱う採用代行会社 | 人材紹介のみを行う人材紹介会社 |
| サービスの概要 | 採用プロセスの一部、もしくはすべての代行 | 企業と人材会社が保有する求職者情報をマッチングし、紹介 |
| 法令上の分類 | 委託募集（職業安定法第36条） | 有料職業紹介事業（職業安定法第4条） |
| 必要な資格（許可） | 資格は必要ない ただし、依頼する業務が「委託募集」に該当する場合は、委託側と受託側の双方に厚生労働大臣または就業地を管轄する都道府県労働局の許可が必要 |
受託側に厚生労働大臣の許可が必要 |
| 業務形態 | 業務委託契約（準委任） | 業務委託契約（準委任） |
| 料金体系 | 定額制 成果報酬制 従量課金制 など |
成果報酬制 |
人材紹介は、スペシャリスト層など求める人材をピンポイントで採用したい企業に向いており、採用活動における「母集団形成」の課題を解決するサービスです。
対して、採用代行(RPO)は採用ポジションの幅が広く、採用枠も多い企業向きであり、採用計画の策定、母集団形成、採用戦略の立案、選考プロセスの設計・運用までを全方位的にサポートします。
それぞれの特性を押さえたうえで、使い分けたり併用したりするとよいでしょう。
自社に適しているのは採用代行(RPO)か人材紹介か、迷った場合は、「採用代行(RPO)と人材紹介の違いとは？メリットや行政への許可など8つの観点から解説」でそれぞれのメリット・デメリットや具体例も参考に検討してみてください。
採用代行(RPO)では採用活動の初期工程から内定に至るまで、大半の業務が代行可能です。
ただし、企業の状況によって委託すべき業務は異なります。委託可能な主要12業務を紹介しますので、ポイントを押さえて導入の検討材料にしてください。
採用したい人物像は、企業側で策定して採用代行会社と共有するのが一般的です。
ただし、ミスマッチや早期離職が多いといった採用課題を解決したい場合は、初期段階から採用代行会社のコンサルティングを受けるとよいでしょう。
採用代行会社は求職者が求める職種や働き方、給与水準などの傾向なども把握しています。
そのため、採用市場や求職者の動向を踏まえてターゲット像を修正したり、ターゲットのニーズに合わせたアピール方法に切り替えたりすることも可能です。
また、ターゲット像の共有が初期工程から徹底されることで、その後の求人業務や応募者選考や面接業務における認識のずれやミスマッチを防ぐことにもつながります。
採用計画や戦略も企業側で立案して提示するのが一般的ですが、コンサルティングが得意な採用代行会社に入ってもらうことも可能です。
採用計画や選考のフローを見直したり、人事の人手が不足していたりする企業や、立ち上げたばかりの企業であれば、フローの設計に関わってもらうこともできるでしょう。
求人広告の作成や、募集媒体への掲載発注や出稿などは採用代行会社に委託しやすい業務です。求人広告の内容や使用する媒体も、求職者や採用市場の動向に合わせて工夫してもらえます。
採用活動が通年化している企業では特に、採用代行会社に委託することで工数を大幅に削減できるでしょう。
複数の人材紹介会社や募集媒体に登録している企業であれば、運用・管理を採用代行会社に一括して委託するのがおすすめです。
エージェントごとに異なる対応もまとめて委託することで、採用担当がコア業務に専念しやすくなるでしょう。
さらに、採用課題やターゲット像に応じて方法の見直しや精選を任せることで、コスト削減も期待できます。
新卒や中途採用向けの会社説明会、職種別説明会の企画・運営、事務作業なども採用代行会社に委託可能な業務です。
説明会用の配布資料やプレゼン用のスライド作成も委託できます。
説明会を委託する場合は、事前に採用担当者と採用代行会社の間で伝えるべき内容を調整しておくことが大事です。
昨今ではダイレクトリクルーティングが普及し、求人サイトから採用要件に合う求職者にDMやスカウトメールを配信可能です。
ただし、採用枠に対して配信するメール数が多く、メールの作成や配信日時などの設定、問い合わせへの対応などに手間と時間がかかります。
採用代行会社にスカウトメールの配信業務を委託することで、労力を大幅に削減可能です。
なかにはRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を導入して配信業務の一部を自動化し、効率的により多くのスカウトメールを送れる採用代行会社もあります。
採用代行会社の担当にリクルーターとして活動してもらい、より早い段階で求職者と接点を持つことも可能です。
新卒採用や中途採用において、説明会や面談の場で自社に興味のある学生や求職者と接触し、コミュニケーションを通じて企業理解を深めてもらえます。
企業にとっては他の企業に先んじて迅速な内定者確保が可能になる点が大きな魅力です。
また、学生や求職者にとっては企業に対する安心感や親しみが生まれ、きめ細かに対応してもらえるメリットがあります。
応募してきた求職者の管理業務や選考結果の通知業務は、アウトソーシングしやすい業務の1つです。
採用担当者にとっては煩雑でコア業務を圧迫しがちな業務ですが、引継ぎも比較的スムーズに行えるため、採用代行会社に一括管理してもらうケースが増えています。
採用規模が大きい会社では、書類選考だけでもかなりの工数です。自社ですべて対応するのが厳しい場合は、採用代行(RPO)を活用し事務作業を代行してもらうのがおすすめです。
委託する場合は、事前に採用担当と代行会社の間で選考通過の基準をすり合わせておきましょう。
各選考における面接の日程調整も、採用代行会社に委託可能です。企業側の候補日と面接対象者の都合を調整し、面接の日程を確定します。
対象者への日程や詳細の連絡・通知、面接官へのリマインドも業務に含まれます。
面接は自社内での対応が一般的ですが、以下のような場合は採用代行会社への委託を検討しましょう。
必要に応じて採用代行会社にキャリアカウンセラーや職務に必要な資格保有者などを紹介してもらい、同席してもらうことも可能です。
ただし、採用要件はもちろん社風との相性など、協力者の専門性以外の基準も踏まえて選考できるよう、事前の打ち合わせが必要です。
内定者の管理や連絡業務も採用代行を活用できます。
煩雑化した業務を任せられるとともに、内定者とのコミュニケーションが密になり、内定辞退の予防にも有効です。
早期離職の対策として、内定者はもちろん入社者を対象とした定着支援を委託することもできます。
情報提供や問い合わせへの対応の他、研修や懇親会、eラーニングの実施などを通して、きめ細かなサポートを展開できるでしょう。
本章では採用代行会社が提示している料金体系3パターンと、業務ごとの費用例を紹介します。
採用代行の費用感をつかみ、費用を試算するための参考にしてください。
ただし、採用代行(RPO)の費用は採用人数や委託する業務内容・期間によって大きく変動します。
また、業者によって料金設定も異なるため、費用相場の幅は広めです。
以下はあくまで目安として、複数社から見積もりをとって比較してください。
現在、採用代行会社が提示している主な料金体系は以下の3つです。
各料金体系のプランに適している企業も紹介します。
定額制はサービス内容によってパッケージプランが用意されており、3ヵ月・6ヵ月・1年などまとまった期間で契約する料金システムです。
パッケージ料金は業務単位で委託するよりも費用を安く抑えられます。パッケージに含まれない業務もオプションで追加可能です。
定額制は費用を予算内に収めたい企業や、短期プランで採用代行を試してみたい企業に向いています。
成果報酬制は面接実施時や採用確定時など、採用代行による成果が出たときに報酬が発生する料金システムです。
成果報酬制は、優秀な人材を必要な人数だけ確実に採用したい企業に適しています。
報酬の相場は求職者の年収の20～30％といわれますが、業種などによって変動することもあります。
採用1件あたりの費用設定は他のパターンよりも高額ですが、成果が出るまでは報酬が発生しないため、無駄なコストを削減することが可能です。
従量課金制は、委託する業務の内容と作業量に応じて費用を算出する料金システムであり、ほとんどのRPO会社が従量課金制を採用しています。
業務ごとの料金一覧が用意されていることが多く、初期費用や追加料金が設定されている場合もあります。
実際の費用は件数や期間などによって変動するため、正確な費用は見積もりによる確認が必要です。
負担の大きい業務を重点的に委託したり、採用活動を期間限定で強化したりするなど、自社の状況に応じた設定で全体費用を抑えたい企業におすすめです。
参考までに、業務ごとの料金例を紹介します。
料金設定は採用代行会社によって異なるため、以下はあくまで費用試算に活用し、複数社から見積もりをとってください。
| サービス内容 | 料金 |
| DM・スカウト配信業務 | 月額20万円～ |
| 面接選考の日時設定 | 月額20万円～ |
| 面接代行 | 1回1万円、月額30万円〜 |
| 候補者評価シートの作成 | 1回3千円 |
| 応募者への合否連絡（内定通知など） | 月額2万円～ |
| 入社への意思確認 | 月額2万円～ |
採用対象や対象業務別の相場感、費用対効果の高い採用代行会社の選び方は、「採用代行(RPO)の費用相場は？おすすめの代行会社3つと4つのメリットも紹介」の記事をご覧ください。
採用代行(RPO)の導入を検討する際は、メリットとともにデメリットとその解消策も精査しておく必要があります。
本章では採用代行(RPO)を導入するメリット・デメリットのポイントを紹介します。
採用代行(RPO)を導入する主なメリットは以下の5点に集約できます。
前述の通り、採用代行(RPO)は多くの企業が抱える採用課題のソリューションとして登場したため、導入することでメリットを効果として実感できるでしょう。
採用担当者がコア業務や応募者への対応業務に注力できるようになると、採用課題の改善スピードが上がります。
また、採用業務に長けた代行会社の仕事や最新のノウハウを学んで自社に導入することで、長期的なコスト削減や採用活動の質的向上も期待できるでしょう。
レジェンダ担当者のコメント
採用データにより、プロセスが見える化できる」というものがあります。
採用代行業者を導入することで、採用管理システムの導入とデータ管理が進み、採用プロセスごとの数値（進捗率や合格率など）を細かく把握できるようになります。
採用活動が計画通りに進んでいるか、または軌道修正が必要なのかについてデータをもとに分析できます。
改善施策がとりやすくなり、結果的に採用成果の達成につながります。
「採用担当者が多忙で採用活動のデータ集計ができない」といった企業人事の方は採用データ活用のためにも採用代行(RPO)の導入はおすすめです。
採用代行(RPO)を導入する主なデメリットは以下の4点に集約できます。
委託のため費用が発生するのは当然のことですが、自社でもできる業務を委託すると考えると割高に感じられるものです。
自社対応可能な領域と採用業務に長けた外部に任せるべき業務を整理し、費用対効果を検証することで、納得感が得られやすくなります。
2～4は、採用代行会社にお任せ状態になることで生じる課題です。
いずれも委託する企業がイニシアチブをとり、協力して採用活動を推進する体制を築くことで解消できるでしょう。
具体的なデメリット解消方法は「採用代行(RPO)の利用効果を高める7つのポイント」の章でご確認ください。
総合的に見て、以下のような特徴を有する企業は採用代行(RPO)を導入するメリットが大きいといわれます。
それぞれについて詳しく見てみましょう。
複数の人材紹介会社に登録し、各ベンダーとのコミュニケーションに工数を多く割いている場合は、採用代行業者に窓口業務をアウトソーシングするのがおすすめです。
人材紹介の活用においてベンダーとの綿密な打ち合わせや認識のすり合わせ、連携が成否を左右します。
ベンダーとのコミュニケーション不足は紹介料の減少や、求める人材像のずれによってマッチング精度が落ちるなどの問題につながりやすいため、注意が必要です。
採用代行業者に窓口を担ってもらうことで問題を解決し、さらにプロの目線で人材紹介会社の評価や精選にも協力してもらえるでしょう。
採用活動を強化したい意思はあるのに、人事部の人手やノウハウが不足している企業も、採用代行(RPO)の導入を検討してみることをおすすめします。
採用代行を活用することで、以下のような状況下でも採用の成功や課題解決につなげることは可能です。
また、自己流の方法で対処せずプロの手を借りることで、将来的に、自立した採用活動を行うための基盤を築くことにもつながるでしょう。
募集ポジションの幅が広い、または採用ボリュームが大きい企業も、採用代行(RPO)の導入効果を実感しやすいでしょう。
採用業種や採用人数が多いと工程も複雑化し、事務作業や選考にかかわる作業量も膨大になるため、自社のみでの対応には限界があるからです。
専門性の高い代行業者を活用することで、人手不足を解消できるだけでなく、システムの導入によって効率化やコストの削減も図れます。
レジェンダ担当者のコメント
企業間の競争が高まっている昨今の採用において、採用活動のスピードも重要視されます。
有力な候補者の選考をスピーディに進めることや、常に最速で対応し候補者を「待たせない」ようなスピード感が必要です。
しかし採用人数や募集ポジションが増えることで、日々の業務量が増えていきそのスピード感を保つことができなくなります。
採用代行を活用することで、増えていく業務量に対するマンパワー不足も解消されるため、採用活動全体の推進力を高めることができます。
採用代行(RPO)は自社の採用課題解決に適しているか、迷う場合は「採用代行(RPO)が向いている企業の特徴6選|メリット/デメリットと導入の3つの注意点も紹介」の記事でチェックしてみてください。
また、採用代行の業者をお探しの方は「おすすめ採用代行(RPO)会社11社を徹底比較｜導入すべきケースや選定ポイントも解説」の記事をご覧ください。
採用代行(RPO)は事前に不安材料やデメリットをつぶし、準備をしておくことで失敗を回避でき、導入後の利用効果を実感しやすくなります。
採用代行(RPO)の利用効果を高めるポイントは以下の7つです。
それぞれについて見てみましょう。
採用したい人物像を担当者間で共有できていると、ミスマッチの解消につながります。
しかし、採用活動においては採用ターゲット像の共有が最重要視されているにも関わらず、多くの企業では認識のずれによるミスマッチに悩んでいるのが現状です。
ミスマッチの原因を探ると、募集ポジションごとに必要な要件や職務上のスキルは明確でも、採用したい人物のペルソナ像が共有されていないケースが多く見られます。
ペルソナを考える際は、年齢層やライフスタイル、家族構成や趣味といった具体的な要素でプロフィールを組み立ててみるのがコツです。
また、「リーダーシップがある」「コミュニケーション能力が高い」といった抽象表現は多様な解釈が可能なため使用は避け、できるだけ具体的な人物像をイメージしましょう。
採用代行(RPO)を導入する前に、まずは自社内で抱えている課題や改善目標を自己分析してみるのがおすすめです。
採用代行会社にも得意分野や強みがあるため、解決したい課題が明確になっていればそれに見合う実績を持つ業者やプロのサポートが必要な業務を絞り込みやすくなります。
改善目標は言語化するとともに数値目標も立てておくと、結果だけでなくプロセスにおける達成度なども共有しやすいでしょう。
採用業務のような複雑で工程数が多い業務を外注する場合は、フローとともに委託する業務内容や作業範囲と責任を明確にしておきましょう。
作業や責任の範囲を曖昧にすると、業務の漏れや重複が起こりやすく、トラブルに発展した場合の対応も遅れます。
それによって貴重な採用機会を損失することがないよう、契約時にはしっかり書面上で確認しましょう。
また、初期選考や面接などを委託する場合、丸投げにするのはNGです。
採用基準の共有や精度チェックなど、適宜コミュニケーションをとりながら進めましょう。
なお、採用代行会社によっては提供できない業務もあるため、注意と確認が必要です。
採用代行会社との間で情報共有の方法やルールを確認しておくことも重要です。
現状では採用代行会社の担当者が自社オフィスに常駐するケースは少ないため、基本的にはメールや電話での連絡になるでしょう。
通常時の進捗共有はもちろん、採用計画の内容や募集スケジュールに変更があった場合や、応募者への緊急対応が必要な場合についてもルール化しておくと安心です。
採用代行(RPO)においては、委託側は成果の連絡を待つだけでなく、こまめに進捗状況や双方の認識をすり合わせる機会を持ちましょう。
委託した業務であっても、各プロセスにおける進捗状況は依頼主として把握しておくべき情報です。
認識のずれを放置したまま進めると、必要な人材に適切なアプローチができなかったり、軌道修正や対応の遅れによって求める人材を逃したりする恐れがあります。
メールや電話でこまめに連絡し合う他、定期レポートへのフィードバックを行ったり、必要に応じて対面での打ち合わせを設けたりすることも重要です。
委託先候補から見積もりをとる前に、自社内で費用を試算してみるのがおすすめです。
採用代行(RPO)は業務内容が細かく設定されており、見積もりも複雑になりがちです。
ざっくりでも自社内で試算してみることで、プランや業務ごとの相場感がつかめ、見積もりをチェックする視点を持てるようになります。
外注するか迷う業務については、自社対応の場合と委託の場合を試算して比較してみるとよいでしょう。
採用代行(RPO)を委託する際は、委託先との間に必ず機密保持契約を取り交わしておきましょう。
採用活動中は自社の情報だけでなく求職者の個人情報も採用代行会社が扱うため、委託先のセキュリティに関する方針や体制チェックは欠かせません。
また、万全の注意を払っても採用活動中に求職者や自社の機密情報が漏れるリスクをゼロにすることは不可能です。
トラブルを未然に防ぎ、万が一のケースにも誠実に対応できるよう、機密保持契約をしっかり結べる業者を選びましょう。
レジェンダ担当者のコメント
採用代行会社に積極的に情報提供することで、サービスクオリティが上がる可能性は高くなります。
採用に関する情報だけでなく、社内会議の内容や、事業進捗・事業計画なども可能な範囲で提供すると良いでしょう。
レジェンダも含めた採用代行会社の中には、今の採用だけでなく3年後、5年後の次の採用に向けた議論を進められる企業もあります。
会社としてどのようなビジョンがあるのか明確にし、その時必要な人材と、今求められる人材を言語化していくことで、企業と同じ目線で採用活動を支援することができます。
採用代行(RPO)で問い合わせの多い以下の質問をQ＆A方式で紹介します。
詳しい解説記事も併せて紹介しますので、導入に向けて詳細や注意点も確認してください。
A：業務委託契約書があることで委託する企業との認識のずれやトラブルを回避できるため、採用代行（RPO）をはじめ、各ビジネスシーンにおいては、契約書の作成、締結することは非常に重要です。
業務委託契約書は、一般的に委託する側が作成します。
業務契約書の必要性や意義、作成上の注意点などは、「採用代行に必要な業務委託契約書とは？締結時の注意点や違法ケースまで解説」の記事からご確認ください。
A：採用代行業者のなかには、優秀で実績豊富なフリーランスも多く存在します。
法人ではなく、個人の採用代行業者に委託する主なメリットは以下の2点です。
ただし、デメリットも検討しておく必要があります。
特に、求職者の個人情報や企業の内部情報を扱うため、フリーランスに委託する場合は作業環境の入念なチェックや厳重なセキュリティ対策が必須であることを押さえておきましょう。
フリーランスの採用代行の詳しいメリット・デメリットや探し方、委託する際の注意点、おすすめマッチングサービスなどは「フリーランスの採用代行とは？法人との違いやメリット・デメリットを解説」からご覧ください。
採用代行(RPO)は、採用活動の一部またはすべてを採用代行会社に委託することで、多くの企業にとって採用課題解決に有効な採用手法の1つとして注目されています。
本記事では採用代行(RPO)の意味や基本的な知識に加えて、導入に向けて必要となる委託可能な業務内容や範囲、費用相場も解説しました。
また、採用代行(RPO)を利用して採用活動を成功させるポイントを改めて記載します。
導入に向けて準備することで、採用代行(RPO)をスムーズかつ効果的に導入・運用できるよう、ぜひ参考にしてください。
自社内では、採用体制の構築が難しいと思われているご担当者の方へ
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この記事の監修者
山本 浩平
採用支援事業部
■経歴
2015年4月に新卒で入社して以降、通年新卒採用の立上から、理系の厳選採用、年間500名の中途採用などをプロジェクトマネージャーとして幅広く担当。 大手～スタートアップの複数企業でリクルーターやバックオフィス統括、面接官などを一通り経験した後、現在は事業企画のポジションにて、新規プロダクト・サービスの企画/開発に従事。
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