採用コラム採用代行(RPO)が向いている企業の特徴6選 | メリット/デメリットと導入の3つの注意点も紹介

• 人事部門の人手が足りない
• 採用業務に割ける時間が限られている
• 採用のノウハウや経験が不足している

企業が人材採用を行うには、多様なノウハウと採用実務にかかわる人的リソースが必要です。人事部門で人材採用にかかわる直接的なリソースが不足していたり、採用業務に割ける時間が限られていたりする企業は、即効性の高い採用代行の利用が向いています。

採用代行を提供する企業では、さまざまな企業の採用活動の支援を通じた、多様なノウハウを保持しているからです。

例えば以下のケースに当てはまる場合も、採用代行の利用が効果的です。

• 起業したばかりで採用担当がいない
• 新事業を立ち上げたがその事業領域における人材採用のノウハウが社内にない場合

他にも、社員の定着率に課題を感じている企業が、採用のプロに人材採用を依頼することで、中途社員の定着率をアップさせ中期的な採用コスト（時間や労力を含む）を大幅に削減した事例もあります。

人事部門の人手が足りない、採用業務に割ける時間が限られているなど労働力が不足しているだけの場合も、採用代行の利用がおすすめです。

採用代行企業とともに採用業務を行うことで採用に関するノウハウを効率よく学べるからです。自社にノウハウが蓄積されるため、将来的に自社で採用業務を担当できるようになることも期待できます。

• 採用担当者が別の領域と兼任していてコア業務に専念できない
• 採用業務に追われて企画・選考に対応するリソースがない

採用業務には、成果につなげるための本質的な業務（コア業務）と、それを支える周辺業務（ノンコア業務）があります。

• コア業務　採用計画の立案、採用予算算定、自社ブランディング、面接等のアセスメント、応募者の入社九承諾を得るための面談
• ノンコア業務　採用業務にかかわる必要書類の準備、募集にかかわる求人システムの運用、面接へのブッキング、合否連絡等

多くの場合、コア業務は自社独自の考え方や進め方があり、また採用の成否に直接かかわる業務です。採用担当が時間を割いて進めるべき業務ですが、多くの採用担当はノンコア業務と呼ばれる手続き業務に忙殺され、コア業務の時間を取りにくいという問題が起こりやすいものです。

採用担当者が別の領域の業務と兼任していて、コア業務に専念できないことも、よく見られる事象です。

ノンコア業務は円滑に採用を進めるための業務です。、企業による差が少なく、また採用の成果に大きく影響を及ぼさないことが多いので、採用代行に任せやすい領域といえます。

ノンコア業務に忙殺されている採用担当がいる企業は、採用代行の利用の検討をおすすめします。そのことにより、採用成果に直接つながる採用の企画・選考といったコア業務に注力できるでしょう。

• 求める人材を確保できていない
• 競合他社に人材を取られてしまう
• 採用目標が達成できなかった

採用目標が達成できなかったなど、自社の採用力に課題を感じている企業も、採用代行の利用が向いています。

豊富な実績を誇る採用代行は、他社での成功事例をもとに改善の提案と実務の遂行をしてくれます。採用で発生している課題の解決につながり、よい人材を確保できる可能性がアップするでしょう。

求める人材を確保できない企業の多くは、どんな人材を採るかを明確にできていないという背景があります。

採用代行に依頼することで募集要件の策定から支援を受けられます。どのような対象者に自社の魅力を伝えるかを明確にすることで、人材を獲得しやすくなるでしょう。

また、採用目標達成のためには、求職者の内定辞退を防ぐことが重要で、採用代行に内定後のフォローを依頼することも可能です。

このように、求める人材を確保するためにも、採用代行の利用がおすすめです。

• 募集職種が多岐にわたる
• 採用ボリュームが大きい
• 即戦力人材からエントリーレベルまで幅広く採用したい

採用ニーズが多岐にわたる企業も採用代行の利用が向いています。なぜなら母集団形成や選考方法など、採用プロセスが募集ポジションによって変わってくるためです。

採用プロセスが多様化すると管理方法も複雑になり、業務量が増加するので、採用担当の負担が上がります。

採用代行を利用することで、これらの採用業務を最適化することが可能です。
業務のボリュームを下げたうえで委託することになるので、複雑になりがちな採用の状況を把握しやすくなります。

これにより、採用の進捗の悪いポジションへの対策や活動全体の状況分析といったコア業務に専念できるようになります。

自社で対応する業務を絞ることで、より短期間で人材を採用できるようになるでしょう。

• 人材紹介会社の管理に工数がかかる
• 人材紹介会社とのコミュニケーション不足で採用成果が下がっている
• 採用コストが高騰している

人材紹介会社から自社のニーズに合う人材を紹介してもらうためには、密接なコミュニケーションが欠かせません。採用担当者が多忙で、打ち合わせに十分なリソースを割けない場合は、さまざまな問題が発生する可能性があります。

• 求める人物像を伝えきれず、ミスマッチした人材が紹介される
• 採用意欲が伝わらず、人材を紹介されなくなる
• 応募者がきても、内定辞退につながりやすくなる

人材紹介会社には今回の募集に関する熱意を伝え、具体的にどのような人材が必要なのかを丁寧に伝えるコミュニケーションが重要です。

もちろん、複数の人材紹介会社を利用していれば、その分コミュニケーション工数が増加します。

また、仮に魅力的な人材の紹介を受けたとしても、その後の面接日程調整などの連絡が遅れてしまうと、他社に取られてしまうなどのリスクが高まるでしょう。

人材紹介会社との窓口業務を採用代行に任せれば、コミュニケーションロスを防ぎ、人材紹介を通じた高い採用成果が期待できるようになります。

• 事業拡大に向けて迅速に人材を確保したい
• 欠員補充を急いでいる
• 採用プロセスの短縮化を図りたい

採用スピードの向上を求める企業は採用代行の利用がおすすめです。

採用市場が大変厳しさを増す中、有力な候補者を他社に取られる前に内定の意図を伝え、入社を決断いただくアプローチがとても重要になってきています。

一方で自社の採用人員に多くを割けない場合、1日にできる業務の量には限りがあり、結果的にスピードが削がれてしまうことが採用担当の葛藤としてよく聞かれます。

採用で成果を出すためにはスピードが重要であり、スピードを上げるためには採用チームの人員を増やす必要があります。

以上のような背景から採用代行を利用し、他社に負けない採用スピードを確保しようとする企業が増えてきています。

採用代行に任せられる仕事はたくさんあります。

• ダイレクトリクルーティングを活用して母集団形成に対応
• 人材紹介会社の窓口業務
• 求職者との面談調整

採用代行との円滑なコミュニケーションによって情報共有し、チームとして採用活動を行うことで、短期間で人材を確保できる可能性がアップします。

採用代行を利用する際には、対応可能な業務を確認しましょう。なぜなら企業によって委託可能な業務範囲は異なるからです。得意な業務内容も企業ごとに違います。

基本的には公式サイトに記載してあるので、確認してみてください。もし詳細が記載していなければ、問い合わせましょう。

採用代行を利用する前に人事担当者に自社の方針を伝えておいてください。事前に採用代行会社の活用目的を共有しなければ、不要なサービスを契約してしまう可能性があります。

口頭で伝えるのではなく、あとから見返せるように書面に残しておくと安心です。

委託可能な業務範囲を公式サイトで確認できたら、実績・評判もチェックしましょう。

• 過去の実績
• 体制と品質担保の仕組み
• セキュリティ対策

上記3つを確認すれば、自社と相性が良さそうか判断できます。特に過去の成功事例に自社と似たような相談内容があった場合は、うまくいく可能性が高いでしょう。

例えば新卒を採用したい場合は、新卒採用実績が豊富な企業を選んでください。価格の安さだけで判断すると、思うような成果を挙げられないかもしれません。

もし採用代行会社のスタッフを配置する場合は、どのような人材が活躍しているか確認しましょう。保有スキルや経験が豊富な人材ほどダイレクトに結果につながるためです。

レジェンダではさまざまな業界の事例を掲載しています。詳しくは「導入事例一覧」をご覧ください。

自社と相性が良さそうな採用代行が見つかったら、委託する業務内容を決定したうえで見積もりを取りましょう。

複数の会社から見積もってもらった内容を提示すれば、よりリーズナブルに対応してもらえる可能性があります。

採用代行によって、委託可能な業務は異なります。導入前にはサイトをよく確認しておきましょう。

どのような業務に対応できるか明確に記載していなければ問い合わせることをおすすめします。

自社の方針を人事担当者に共有することも大切です。採用代行の活用目的を事前に知らなければ、余分に仕事を依頼してしまう可能性があるためです。

委託を任せる採用代行会社を選定できたら、業務範囲と責任を明確にしてから契約しましょう。書面に残しておくと、トラブルを未然に防ぐ効果があります。

業務委託契約書を作成する際には以下のリンク先にある12の項目を記載しましょう。

この項目を記載していなければ、トラブルが発生したときに発注者側が責任を問われる可能性があります。詳しく知りたい方は「採用代行に必要な業務委託契約書とは？締結時の注意点や違法ケースまで解説」をご覧ください。

採用代行を導入するなら、採用条件を明確化しておきましょう。

年齢・必須スキル・考え方を共有することで、採用代行会社との認識のズレを減らせるためです。

求める人物像が双方で具体的にイメージできれば、採用ミスマッチを防げるでしょう。

可能であれば採用計画も共有することで、理想の人材を確保できる可能性がさらに期待できます。

もし自社で採用条件を明確化できなさそうな場合は、採用代行会社のアドバイスを受けながら改善するとよいでしょう。

社内ルールとマッチする採用代行を利用すると、スムーズにやり取りできるでしょう。

セキュリティーポリシーの規則に従ってもらえるかや、フローが似ている企業がベストです。

採用代行会社の社内体制、各種書類の確認方法、業務フローはサイト内に記載されていることがあります。もし詳細がなければ問い合わせてください。契約前に確認することでトラブルを未然に防げる可能性があります。