採用コラム今こそ確認！Web面接導入における“成功のポイント”

皆さんもご存知の通り、近年あらゆる仕事のオンライン化が急速に進んでいます。
特にこの数週間においては必要に迫られ、仕事の環境や進め方が様変わりした方も多いのではないでしょうか？

そして同じように、採用活動における「面接」も、その多くがWeb会議システムを活用した「Web面接」に切り替わっています。

そもそも「Web面接」は、Skypeをはじめ無料で使えるシステムの普及が進むなか、導入企業も増えていました。

しかし、今回のように急を要し、十分な検討・準備をすることができない状況下ゆえ、導入にあたって当社にご相談をいただくケースが増えています。

そこで本日は、当社が実際に「Web面接の“導入”から“運用”まで」をご支援させていただいく中で取りまとめた“成功のポイント”を紹介させていただきます。

多くの場合、第一の課題は「どのWeb会議システムを導入するか」です。

いずれのシステムも「Web面接」を実施するための機能的な問題ありませんが、自社のセキュリティー基準を満たしているか、応募者側が敬遠するものでないか、という点では注意が必要です。

セキュリティー基準を満たしておらず導入NG、というパターンが思いのほか多いです。

選定の段階からシステムベンダーとの打合せに同席してもらうのがベストです。

ひとつのライセンスでは複数の面接を同時に実施できない、というシステムも多いです。

最大で幾つの面接が同時に開催されるのかを事前に把握しておくことで、必要となるライセンス数や導入コストの把握が正確になり、土壇場の「あれ、足りない！」を防げます。

Web会議システムの多くには“録画”の機能がありますが、気軽な使用はNGです。

事前に応募者の了承が必要であることは言わずもがなですが、

自社の個人情報の取り扱いルールがどうなっているかを事前に確認しておくことも重要です。

これまでも、書面／Webページで個人情報の取得や取り扱いについて応募者から同意を
得ているかと思いますが、多くの場合は“録画”による個人情報の取得を想定していません。

もし録画するなら、法務や内部統制など、担当部門にあらかじめ確認しておきましょう。

面接官も「Web面接」には不慣れで負担が大きいので、フォローの体制が必要です。
また応募者側も複数の企業から様々な案内を受け、少なからず困惑しています。

面接官が操作方法・運用ルール等を理解していないと、人為的なトラブルが発生します。

例えば「顔は見えるけど、声が聞こえない」など、何らかの理由（システムの設定や
ネットワークの問題など様々）でWeb面接が実施できない場合も想定しておきましょう。

どちらかが困ったら電話面接に切り替え、というのは簡単でオススメの対応策です。

「通信トラブルによって〇分以上の会話ができなかったら再度面接を実施」

「しっかり話せなかった部分は別途メールで提出することを認める」

というような応募者が安心できる救済策を用意し、伝えておくのもよいと思います。

事前に十分なレクチャーをしていても、ちょっとしたトラブルは起きるもの。

緊急時はここに連絡して、という緊急連絡先を事前に知らせておくのはそのひとつ。

またシステムを触ることに不慣れな経営層がWeb面接をする際など、
最初と最後だけ同席するなど、面接官によっては“運用を任せない”というのもひとつです。

これら3点についての対策が、Web面接を導入する際の“成功のポイント”と言えそうです。

面接業務をプロに代行してもらえるサービスに関する詳細はこちらをご覧ください。
>> 採用代行と面接代行の違いは？4つのメリットや利用の流れ・選定ポイントまで解説

ここから先は、一足先にWeb面接を経験した面接官と応募者から聞こえた声を紹介します。 導入にあたって参考になるものが多いと思いますので、ぜひお目通しください。

Web面接では対面のようなコミュニケーションが難しいため、応募者を見極める難易度が上がります。要因は様々ですが、Web面接を経験した多くの面接官が「対面より評価が難しい」と口を揃えます。評価が非常に高い／評価が非常に低いという場合は問題ありませんが、当落線上の見極めが難しくなるのです。

こういったケースでは「よく分からないから合格」「よく分からないから不合格」という判断が増える傾向にあります。ですので、「判断に迷ったら合格にするようアナウンスする」「面接の時間を少し長めにする」などしながら、場合によっては採用担当が面接官にヒアリングをした上で最終的な合否を決定する動きも必要になります。

ただでさえ面接は緊張するのに、さらに余計な不安やストレスを抱えているようです。また企業ごとに使用するシステムが異なることで、準備の負荷も掛かっているようです。応募者側の事前準備を簡単で分かりやすいものにすることや、トラブルの際のルールを決めておく（通信が切れたら面接官から掛け直すなど）ことで、負担を小さなものにしていきたいですね。

そして「きちんと伝わっているか」というのは面接官・応募者に共通の懸念事項です。相手の話を聞きながら分かりやすく頷いたり、「……ということでいいですか？」と確認したり、といったWeb面接ゆえに求められるコミュニケーションスキルについては、事前に面接官に伝えておくとよさそうです。簡単なことですが、少し意識するだけでコミュニケーションは格段にスムーズなものになります。

Web面接の導入にあたっては、事前に確認・準備をしなければならないことが数多くあります。

ですが、実際の運用や起こりうるトラブルを想定しながら準備を進めていただくことで、導入後の運用負荷は大きく下がり、Web面接のメリットを強く感じていただけるはずです。

今回のコラムが、Web面接のスムーズな導入・運用に少しでも役立ちましたら嬉しく思います。

当社のサービスをご紹介させていただきます。

当社では、採用領域のコンサルティングやアウトソーシングをはじめ、Web面接の導入支援も行っています。これから導入を検討している企業様へのご提案や、既に導入されている企業様の問題解決など、幅広く対応させていただきますので、お気軽にお問い合わせください。

まだ具体的なお悩みがなくとも気軽にご相談いただける「オンライン相談会」も今後実施する予定ですので、ぜひそちらもご活用ください。